Herramienta de Evaluación y Planificación Institucional, HEPI

Summary

La mayor parte de las organizaciones que trabajan con adolescentes tienen algún nivel de participación de los jóvenes. Estas experiencias, tanto positivas como negativas, ofrecen una base de información. La Herramienta de Evaluación y Planificación Institucional (HEPI), está diseñada para guiar a las organizaciones que deseen evaluar el nivel de participación de los adolescentes en sus instituciones y planear una mayor participación de su parte en el futuro.

Incluye dos partes: una evaluación de la participación de los jóvenes a nivel institucional y un proceso para la elaboración de un plan de trabajo para lograr que los jóvenes participen.

Elements

La HEPI está diseñada de modo que alguna persona que no tenga muchas facilidades o
experiencia en capacitación pueda seguir las instrucciones paso a paso, para evaluar la participación
de los jóvenes y elaborar planes. Sería ideal que los facilitadores fueran un equipo
de dos personas, un joven y un adulto. Deben provenir de la misma organización, pero
si hay problemas con el tiempo y se cuenta con suficientes recursos, podría contratarse a
un asesor con experiencia en capacitación. Con la ayuda de un facilitador externo puede
lograrse que jóvenes y adultos trabajen juntos como líderes del proceso, lo cual serviría
como modelo de la forma en que puede funcionar una alianza entre jóvenes y adultos.

Los facilitadores son responsables de realizar los ejercicios, así como presentar informes
sobre el proceso y los hallazgos a partir de la aplicación de esta herramienta. Deben
hacer un informe escrito y una presentación ante la gerencia de alto nivel y quienes
participaron en el proceso de evaluación y planificación. Los facilitadores deberán ser
personas que permitan realizar sesiones abiertas y productivas y no ejercer influencia
sobre las respuestas del personal.
La cantidad de tiempo dedicado a la aplicación de esta herramienta dependerá de
muchos factores dentro de la organización. Los facilitadores pueden decidir distribuir
varios materiales de antecedentes antes o durante el proceso de evaluación y planificación.

Módulo 1: Evaluación

Una organización puede aplicar tres procedimientos para reconocer
sus éxitos y fortalecer sus debilidades con respecto a la participación
de los jóvenes. En estos se utilizan diferentes técnicas para recolectar
información, lo que permite que una institución triangule los resultados
durante el paso de interpretación. Los facilitadores deben
adaptar los tres procedimientos planteados abajo a las necesidades
específicas de la institución.

Cuestionario para el
personal: Este cuestionario escrito que
contiene preguntas abiertas, permite
que los individuos expresen
sus opiniones e ideas personales
y compartan experiencias de trabajo.
Puede aplicarse para recolectar
información de todos los
miembros de una institución
pequeña, o de ciertos miembros
clave del personal adulto y joven
de una organización más grande.
Autoevaluación grupal: Este procedimiento permite que
haya una discusión grupal detallada
sobre la participación de los jóvenes, la planificación, las políticas
y la capacidad institucional. Se utilizan preguntas abiertas, con
las preguntas exploratorias pertinentes. Este procedimiento genera
información sobre las actitudes y creencias del personal en un contexto
de grupo, mientras que a su vez brinda instrucción al personal
sobre diferentes actividades con la participación de los jóvenes que
se llevan a cabo en su organización.
Discusión de grupos de enfoque: Los facilitadores dirigen esta discusión empleando temas sugeridos
para generar un diálogo entre los miembros de personal, sobre la
posibilidad de incluir a más jóvenes y fortalecer la participación y la capacidad institucional actuales.

Módulo 2: Elaboración del plan de trabajo

El campo de acción de la participación
de los jóvenes en instituciones
que trabajan en salud reproductiva
y VIH/SIDA puede ser extenso – ya
sea en organizaciones basadas en la
comunidad, organizaciones no
gubernamentales o agencias gubernamentales.
La gente joven de diferentes procedencias, edades,
niveles educativos y otras características pueden desempeñar roles
en muchos aspectos de planificación, implementación, diseño y
evaluación de programas. También pueden contribuir a fortalecer
la capacidad institucional. Las instituciones deben decidir sobre
los roles que les gustaría que los jóvenes desempeñaran y las
características de los adolescentes que podrían asumir esos papeles.
Las instituciones también deben tener la capacidad de brindar el
apoyo adecuado a los jóvenes que trabajan en un contexto profesional.
Solo así puede elaborarse un plan de trabajo significativo
para la participación de los jóvenes.

Antes de empezar a elaborar el plan de trabajo, los facilitadores consultarán
con los participantes para determinar si es necesario hacer lecturas sobre
los antecedentes, especialmente sobre los tipos de jóvenes que deben
incluirse en la institución y los tipos de trabajo que podrían realizar. Una vez completado
este paso sobre los antecedentes, si se requiere, el grupo puede proceder a
elaborar el plan de trabajo para la participación de los jóvenes cuyos pasos básicos son:

Haga una lista de metas para
mantener o aumentar la participación
de los jóvenes en su
institución.
Evalúe cada meta respondiendo a ocho preguntas
exploratorias:
- ¿Cómo beneficiará esta meta a la institución/proyecto/
  actividad?
- ¿Cuáles son los desafíos?
- ¿Cuáles son los pasos a seguir para alcanzar la meta?
- ¿Cuáles recursos están disponibles en la actualidad?
- ¿Cuáles brechas es necesario cerrar?
- ¿Qué es el cronograma?
- ¿Cuál es el plan de monitoreo y evaluación?
- Dentro de la institución, ¿quién podría asumir o asumiría la
  responsabilidad de lograr esta meta?
Transfiera la información de cada meta a un Cuadro para el Plan de Trabajo
Decida cuáles metas se implementarán
Regrese al plan de trabajo con regularidad

Aplicaciones

Los líderes en los campos de la salud reproductiva y prevención del VIH han tratado de
aumentar las contribuciones significativas de los jóvenes en programas al servicio de la juventud.
Dicha participación tiene el potencial para establecer una relación que sea de beneficio
mutuo: empodera y capacita a los jóvenes para que contribuyan en el lugar de trabajo, y a su vez permite que las organizaciones tengan acceso a los conocimientos técnicos y
a la perspectiva de su público meta. Existen evidencias anecdóticas importantes que muestran
los beneficios de la participación de los jóvenes y se están realizando investigaciones más rigurosas
para evaluar estos impactos.

La HEPI puede ser aplicada por diversas organizaciones, incluyendo agencias gubernamentales
y no gubernamentales basadas en la comunidad. Los pasos propuestos en esta herramienta
pueden ser de utilidad a cualquier institución que preste servicios, ofrezca programación, o
realice investigaciones relacionadas con la salud reproductiva de los adolescentes y el
VIH/SIDA. Mediante la implementación de un proceso de encuestas apreciativas, las
organizaciones pueden hacer un análisis más detallado sobre los éxitos logrados y mejorar la
participación en sus instituciones.